Som skyddsombud vid omorganisation behöver du förstå vad som ska förändras, vilka som berörs och hur arbetsgivaren ska undersöka och bedöma riskerna. Be om underlaget medan förändringen fortfarande planeras, så att dina och arbetstagarnas erfarenheter kan påverka arbetet. Det är arbetsgivaren som ansvarar för riskbedömningen och de åtgärder som behövs.
Börja med förändringen i arbetet
Ett nytt organisationsschema säger inte alltid hur arbetsdagen blir annorlunda. Be därför om en beskrivning av vilka arbetsuppgifter som flyttas, vilka kontaktvägar som ändras och vilka resurser som blir tillgängliga. Fråga även vad som ska fortsätta fungera under övergången. Arbetsmiljörisker kan uppstå både när förändringen införs och när den nya organisationen är i drift.
Skilj det som är beslutat från sådant som fortfarande diskuteras. Om underlaget innehåller flera alternativ behöver det framgå vilket alternativ en riskbedömning avser. Annars kan en senare ändring innebära att bedömningen inte längre beskriver de faktiska förutsättningarna. Be om datum och versionsbeteckning på underlaget när flera förslag cirkulerar.
Vilka grupper och arbetsmoment berörs?
Kartlägg inte bara dem som byter chef. En stödfunktion kan få fler frågor, en arbetsgrupp kan förlora viktig kompetens och en annan kan få nya uppgifter utan introduktion. Fråga hur deltidsanställda, skiftgående personal och personer på andra arbetsställen får möjlighet att bidra med erfarenheter. Medverkan behöver fungera för dem som berörs av förändringen.
Be arbetstagarna beskriva situationer som kan bli svåra, hellre än att enbart fråga om de är positiva eller negativa till förslaget. Exempel på användbara frågor är när prioriteringar blir oklara, vem som ger stöd och vilka arbetsuppgifter som riskerar att hamna mellan grupper. Undvik att samla in känsliga personuppgifter som inte behövs för arbetsmiljöfrågan.
Skyddsombud vid omorganisation: läs riskbedömningen
Enligt AFS 2023:1 ska arbetsgivaren undersöka och bedöma risker när ändringar i verksamheten planeras. Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt och visa vilka riskerna är och om de är allvarliga. En anteckning om att personalen har informerats är därför inte i sig en dokumenterad riskbedömning.
Kontrollera om underlaget beskriver både fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som berörs. När arbetsuppgifter flyttas kan exempelvis arbetsbelastning, tillgång till hjälp och arbetsplatsens praktiska utformning behöva bedömas tillsammans. Fråga vilka uppgifter bedömningen bygger på och vad som fortfarande är okänt. Markera osäkerheten tydligt i stället för att behandla antaganden som fakta.
Följ sambandet mellan risk och åtgärd
En åtgärd behöver svara mot den risk som har identifierats. Om problemet är att två grupper får motstridiga prioriteringar räcker det inte självklart med ett informationsmöte. Det kan även behövas en tydlig beslutsväg och besked om vem som avgör prioriteringskonflikter. Be arbetsgivaren förklara hur den valda åtgärden förväntas påverka arbetsförhållandena.
Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska enligt AFS 2023:1 dokumenteras i en handlingsplan med tidpunkt och ansvarig för genomförandet. Genomförda åtgärder ska kontrolleras. Som skyddsombud kan du bidra med frågor om hur berörda arbetstagares erfarenheter ska tas till vara när effekten bedöms. Det innebär inte att du övertar arbetsgivarens genomförandeansvar.
Ett exempel på en avgränsad begäran om underlag
Exempel: två servicegrupper ska få gemensam arbetsledning. Du ber om en beskrivning av bemanning, prioriteringsvägar och stöd under övergången, samt den skriftliga riskbedömningen. Du föreslår att erfarenheter samlas in från båda grupperna före nästa planeringsmöte. Det ger ett tydligare samtalsunderlag än en allmän begäran om att få veta allt om omorganisationen.
Om underlag saknas, beskriv vad du behöver och varför det har betydelse för arbetsmiljön. Dokumentera vilka frågor som är obesvarade och när ni ska följa upp dem. Artikeln beskriver vanligt samverkansarbete; den är inte en mall för en formell begäran enligt arbetsmiljölagen. Sådana åtgärder behöver hanteras enligt rätt förfarande.
Bestäm också hur ni återkopplar till arbetstagarna. De behöver förstå vilka synpunkter som har påverkat planeringen och vilka frågor som fortfarande utreds.
Stärk rollen inför nästa förändring
Läs vår guide till skyddsombudets uppdrag för en bredare orientering. Om du behöver en gemensam grund i roller, samverkan och riskbedömning kan lärarledd BAM via Teams vara relevant. Utgå från de arbetsmiljöuppgifter du faktiskt ska kunna medverka i när du väljer utbildning.
Källor och avsändare
Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1, 6 och 11–13 §§ samt Skyddsombud och arbetsmiljöombud. Källkontroll: 29 september 2026. Artikeln ges ut av AB Kompetensutveckla, en privat utbildningsaktör.
Foto: Lauren Mancke / Unsplash, används enligt Unsplashs licens. Bilden är illustrativ.