När du som skyddsombud får ett arbetsmiljöunderlag behöver du veta vilka förhållanden sammanställningen omfattar. Fråga vilka grupper, arbetsuppgifter, arbetsställen och perioder som ingår. Ett översiktligt resultat kan vara användbart, men ska inte tolkas som en kontroll av sådant som aldrig har undersökts.
Identifiera frågan underlaget ska besvara
En sammanställning kan gälla tillbud, en enkät, en skyddsrond eller uppföljning av åtgärder. De olika underlagen säger olika saker. Börja med att klargöra vad arbetsgivaren vill undersöka eller följa upp med sammanställningen.
AFS 2023:1 kräver regelbundna undersökningar av arbetsmiljön och möjlighet för arbetstagare och skyddsombud att medverka. Vilka metoder som ger tillräckligt underlag behöver bedömas efter verksamhetens förhållanden. En sammanställning är därför ett stöd för arbetet, inte ett automatiskt bevis på att hela arbetsmiljön är bedömd.
Kontrollera vilka som har bidragit
Fråga vilka grupper som fått möjlighet att lämna uppgifter och vilka som faktiskt finns i resultatet. Det kan vara skillnad mellan inbjudna deltagare och inkomna svar. En arbetsgrupp kan också ha lämnat muntliga synpunkter som inte syns i den skriftliga sammanställningen.
Detta behöver inte leda till att all information redovisas på individnivå. För avgränsningen räcker ofta uppgifter om grupper och arbetsförhållanden. Undvik att begära personuppgifter som inte behövs för att förstå underlagets omfattning.
Skilj den undersökta perioden från nuläget
Resultatet kan avse en tidigare arbetsperiod. Om organisation, arbetstider eller arbetsuppgifter har förändrats behöver den skillnaden bli synlig. Beskriv inte gamla uppgifter som en färsk undersökning av nya förhållanden.
Fråga vilka händelser som påverkar jämförbarheten. Ett tillfälligt driftstopp, ett nytt system eller ändrad bemanning kan göra det nödvändigt att komplettera underlaget. En tydlig periodangivelse hjälper er förstå vad resultatet faktiskt visar.
Exempel: en slutsats blir bredare än undersökningen
Illustrativt exempel: En skyddsrond genomförs på en del av arbetsplatsen under ett lugnt pass. Sammanställningen beskriver sedan att ”arbetsplatsen är genomgången”. Skyddsombudet frågar vilka andra uppgifter och arbetsperioder som behöver undersökas för att slutsatsen ska få rätt omfattning.
Det betyder inte att den genomförda ronden saknar värde. Den ger information om det som faktiskt kontrollerades. Problemet uppstår när slutsatsen utvidgas utan ytterligare underlag.
Beskriv luckor som konkreta fortsättningsfrågor
Skriv vad som saknas, varför det är relevant och hur informationen kan hämtas. En fråga som ”är kvällspassets erfarenheter med?” är mer användbar än att bara kalla sammanställningen bristfällig. Arbetsgivaren behöver kunna ta ställning till kompletteringen.
På sajten finns vår guide om att granska en riskbedömningsmalls beskrivning. Den gäller innehållets tydlighet. Här gäller kontrollen särskilt vad hela underlaget omfattar och vad som ligger utanför.
Följ frågan till arbetsgivarens nästa steg
Be om återkoppling på hur en konstaterad lucka tas om hand. Om risker identifieras behöver de bedömas och nödvändiga åtgärder genomföras. Att lägga till en ny rubrik i sammanställningen löser inte automatiskt den saknade undersökningen.
Markera också när en komplettering är genomförd och vad den visade. Då kan nästa uppföljning skilja mellan det första underlaget och de nya uppgifter som senare tillkom.
Checklista för avgränsningen
- Identifiera vilken fråga sammanställningen gäller.
- Kontrollera arbetsställen, grupper och uppgifter.
- Ange den undersökta perioden.
- Skilj inkomna uppgifter från antagna förhållanden.
- Beskriv luckor och lämplig komplettering.
- Följ återkopplingen till ett tydligt nästa steg.
Måste varje sammanställning omfatta hela verksamheten?
Nej, en avgränsad undersökning kan vara relevant. Men omfattningen behöver vara tydlig och slutsatserna behöver hålla sig till det underlag som finns.
Tar skyddsombudet över undersökningen genom att granska underlaget?
Nej. Ombudet medverkar, medan arbetsgivaren har kvar sina skyldigheter. För rollkunskap kan du läsa om ABC-utbildning för skyddsombud.
Behåll avgränsningen även när resultatet presenteras för andra. En kort rubrik kan annars göra slutsatsen bredare än undersökningen. Skriv därför ut den relevanta perioden och omfattningen även i den sammanfattning som används vid nästa arbetsmiljömöte.
Källor och avsändare
Regelgrund: Arbetsmiljöverket, AFS 2023:1, aktuell grundförfattning. Kursinformation: länkad produktsida. Kontrollerat 12 oktober 2026. Exempel och checklistor är redaktionella rekommendationer. Privat avsändare: AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Illustrationsfoto: Lauren Mancke/Unsplash, Unsplash-licens.